Durch die aktuellen Umstände sind Unternehmen dazu angehalten, ihren Mitarbeitern vermehrt die Möglichkeit des Home-Office zu bieten. Teams und Abteilungen sind räumlich voneinander getrennt und lediglich über ihre Arbeitsgeräte verbunden. Der Workflow ist nicht mehr in dem Maße wie zuvor gegeben, da die digitale Infrastruktur insbesondere kleiner und mittelgroßer Unternehmen nicht auf diese Situation angepasst ist. Mitarbeiter-Apps schaffen für diese Problematik Abhilfe. Doch welchen Nutzen haben die Arbeitnehmer-Applikationen wirklich? Welche Typen gibt es und was können sie bieten?

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Das Wichtigste in Kürze:

• Mitarbeiter-Apps sind digitale Anwendungen, welche interne Betriebsabläufe sowie allgemein den Arbeitsalltag vereinfachen.
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• Der Funktionsumfang dieser mobilen Anwendungen reicht von Aushangpflichten digital erfüllen bis papierlose Zeiterfassung und kann unzählige Herausforderungen der betrieblichen Praxis lösen.
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• Die wichtigsten Vorteile der Applikationen liegen vor allem in der Ortsunabhängigkeit sowie in der Unterstützung bei internen Prozessen, die auf den heutigen digitalen Arbeitsalltag häufig nicht mehr ausgelegt sind.
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• Die sorgfältig durchdachte Wahl und Einführung einer Mitarbeiter-App ermöglicht Unternehmen, digitale Potenziale auf einfache Weise zu entdecken und direkt umzusetzen.

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Was sind Mitarbeiter-Apps?

Eine Mitarbeiter-App dient als unterstützende Plattform bei betriebsinternen administrativen Tätigkeiten. Aufgabenzuweisungen können über die Applikation schnell und einfach erfolgen und ein Wissens- sowie Informationsaustausch unter dem gesamten Mitarbeiterstab unkompliziert gewährleistet werden. Dabei sind Mitarbeiter-Apps mobil, geräteunabhängig und standortübergreifend einsetzbar. Die Nutzung beschränkt sich dabei keinesfalls auf mobile Endgeräte. Meist wird die Applikation zusammen mit einer Desktop-Version oder Browser-Variante für Laptops und PCs angeboten.

Es gibt Mitarbeiter-Apps mit unterschiedlichen Anwendungsschwerpunkten. Unabhängig von der Kernfunktion der digitalen Anwendung geht es immer primär um eine Erleichterung im Arbeitsalltag und die Verbesserung von Workflows. Die wichtigsten Typen sind:

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Organisatorische Apps

‍Der Schwerpunkt liegt hier in der Strukturierung, Planung und im Nachhalten der Arbeitstage. Hier können Dienstpläne publiziert werden respektive die eigene Arbeitszeiterfassung festgehalten werden. In einer Kalenderübersicht können Termine, Aufgaben oder Deadlines vermerkt und mit einer zusätzlichen Erinnerungsfunktion versehen werden.

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Weiterbildungs-Apps

‍Weiterbildungen und betriebsinternen Schulungen innerhalb von Unternehmen gewinnen immer mehr an Stellenwert. Behilflich sind hierfür insbesondere Weiterbildungs-Anwendungen, auch geläufig unter der Bezeichnung „E-Learning Plattformen“. Hier können Mitarbeiter individuell Kurse belegen, absolvieren und ihre Fortschrittsentwicklung verfolgen.

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Kommunikations-Apps

‍Bei diesen Anwendungen steht der einfache und schnelle Austausch im Fokus. Sie funktionieren nach dem Prinzip bekannter Messenger, wie beispielsweise WhatsApp, sind aber auf unternehmensinterne Nutzung spezialisiert. Demzufolge stehen hier Sicherheits- und Datenschutzaspekte an oberster Stelle. Der Funktionsumfang deckt in der Regel von einfachen Textmitteilungen über Online-Telefonkonferenzen alle gängigen Varianten der digitalen Kommunikation ab.

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Hybrid-Apps

‍In hybriden Apps für Mitarbeiter werden mehrere verschiedene Funktionen vereint und sinnvoll miteinander verknüpft. Eine hybride Anwendungslösung vereint beispielsweise die Erfassung von Arbeitszeiten mit einer digitalen Dokumentenverwaltung für betriebsinterne Unterlagen. Die Kombinationsmöglichkeiten sind vielfältig, was dazu führt, dass diese Art von Apps mit zunehmender Zeit immer mehr an Bedeutung gewinnen werden.

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In eigener Sache: In unserer schnelllebigen Arbeitswelt entwickeln sich die Anforderungen des Arbeitsalltags rasant. Starre Systeme verlieren so ihren Nutzen, während hybride Lösungen praktisch mitwachsen und als dauerhafte Begleiter des Arbeitsalltags ihren Mehrwert entfalten. Sawayo bietet so einen hybride Mitarbeiter-App, deren Funktionsumfang stetig wächst und die auf Basis betrieblicher Praxis entwickelt wird.

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Welche Funktionen können Mitarbeiter-Apps übernehmen?

Basierend auf dem Typ und den Zielen einer App unterscheidet sich auch deren Funktionsumfang und Komplexität. Hier ein Überblick über die Funktionen, die mobilen Anwendungen übernehmen können:

1. Arbeitszeiterfassung

Im Rahmen des Arbeitnehmerschutzes erließ der Europäische Gerichtshof im Mai 2019 die sogenannte Zeiterfassungspflicht. Arbeitgeber seien in Zukunft verpflichtet, ein verlässliches, objektives und zugängliches System zur Erfassung der Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter einzurichten. Mitarbeiter-Apps bieten sich hervorragend an um diesen Vorgaben zu entsprechen. Mehr zum Thema Zeiterfassungspflicht.

2. Termine und Abwesenheiten

Das Mitteilen wichtiger Termine an sämtliche Angestellte ist mithilfe einer Mitarbeiter-App komfortabel umsetzbar. Über einen Betriebskalender können Daten gespeichert und jederzeit abgerufen werden. Das umfasst häufig auch die Urlaubsplanung und Krankmeldungen.

3. Kommunikation

Die direkte Kommunikation ist ein beliebtes Anwendungsbeispiel, wenn von einer Mitarbeiter-App die Rede ist. Eine Chat-Funktion ermöglicht es Mitarbeitern, abteilungsübergreifend schnell miteinander in Kontakt zu treten oder via Video-Chat umfangreichere Meetings abzuhalten.

4. Dokumente verteilen & bestätigen

Wichtige Dokumente an Mitarbeiter an verschiedenen Standorten zu verteilen, ist häufig ein aufwendig Unterfangen. Besonders wenn im Gegenzug eine Empfangsbestätigung, beispielsweise in Form einer Unterschrift benötigt wird. Via App können Unterlagen schnell und sicher an Mitarbeiter versandt und von diesen direkt per Online-Signatur bestätigt werden. Durch eine anschließende Archivierung der Dokumente sind diese jederzeit via Handy oder Desktop für die Empfänger abrufbar. So ist beispielsweise die Umsetzung von Aushangpflichten komplett digital und gesetzeskonform möglich.

5. Weiterbildung & Schulung

Die kontinuierliche Mitarbeiter-Weiterbildung ist ein wichtiger Bestandteil der erfolgreichen Unternehmensführung. Schulungen zu Themen wie Datenschutz, Arbeitssicherheit und Compliance sollten daher regelmäßig durchgeführt werden. Um Zeit zu sparen, können Lerninhalten problemlos über eine Applikation angeboten werden (z.B. in Video- und Quizform). Ein beliebter Trend in diesem Bereich ist das Micro-Learning via Apps.

6. Feedback

Echtes Mitarbeiter-Feedback ist seit jeher eine Herausforderung für Unternehmen. Mitarbeiter-Apps haben sich seit einigen Jahren als hervorragend geeignet erwiesen um Unternehmen eine anonyme Plattform für authentische Mitarbeiterbefragungen zu schaffen. Ergänzt werden kann das Ganze um eine Funktion für die Einreichung von Verbesserungsvorschlägen.

7. Digitales schwarzes Brett

Mobile Mitarbeiter-Applikationen dienen zum Austausch von Informationen. Das kann auch interne Stellenanzeigen oder andere Angebote, welche klassischerweise auf dem schwarzen Brett zu finden sind, umfassen. Der Nutzen steht hier in der Regel jedoch in Abhängigkeit zur Größe des Unternehmens.

8. Weitere mögliche Funktionen:

• Schnellzugriff auf Notfallpläne und -ansprechpartner
• Dokumentenvorlagen zum Download
• FAQ-Bereich mit häufig gestellten Fragen (Standortinformationen, Personal etc.)
• Kantinenplan
• Fotogalerie
• Mitarbeiterforum
• Wettbewerbe und Gewinnspiele

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Welche Vorteile bieten Mitarbeiter-Apps?

Unabhängig vom Typ oder Funktionsumfang bieten Mitarbeiter-Apps eine Reihe an Vorteilen für Beschäftigte eines Unternehmens. Sie sind schnell verfügbar und Mitarbeiter können sie ortsunabhängig verwenden. Die Anwendungen haben das Ziel den Arbeitsalltag zu erleichtern und sind dementsprechend optimiert.

Besonders für Unternehmen, deren Mitarbeiter zu unterschiedlichen Zeiten oder nur selten im Büro sind (z.B. durch Schichtarbeit, Außendienst oder Home-Office) haben sie klare Vorteile. Wichtige interne Informationen können Mitarbeitern allgemein oder speziell zielgerichtet zugänglich gemacht werden. Das stärkt das betriebsinterne Wissensmanagement und hilft Arbeitgebern verteilte Teams besser zu führen.

Mitarbeiter-Apps ermöglichen, wie bereits dargestellt, eine Vielzahl von Einsatzmöglichkeiten und können so zur Lösung diverser unternehmensinterner Herausforderungen dienen. Digitale Zeiterfassung oder eine mitarbeiterspezifische Dokumentenverwaltung beispielsweise, haben das Potenzial betriebsinterne Prozesse erheblich zu vereinfachen. Sie digitalisieren Abläufe und zeigen auf einfache Art, welche Möglichkeiten digitale Anwendungen für den Arbeitsalltag bieten.

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Was muss bei der Auswahl und Einführung einer Mitarbeiter-App beachtet werden?

Die Implementierung einer App für Mitarbeiter kann ein aufwendiges und zeitintensives Projekt werden. Unsere Erfahrung zeigt, dass es einige Kriterien gibt, die für eine erfolgreiche Einführung erfüllt sein müssen oder diese zumindest begünstigen. Folgende Checkliste gibt einen Überblick:

1. Frühzeitig den Funktionsumfang der App definieren

Es ist wichtig frühzeitig zu entscheiden, welche Funktionen für das Unternehmen erforderlich und welche optional bzw. wünschenswert sind. Nur so besteht, bei der Vielzahl an verfügbaren Lösungen, eine gute Chance mit überschaubarem Aufwand die optimale Mitarbeiter-App für die eigenen Ziele zu finden. Außerdem sollte definiert werden, ob die App lediglich als Ergänzung für den Arbeitsalltag dient oder ganze Prozesse und eventuell Kanäle vollständig ablöst. Auf diese Weise ist es möglich späteren Unklarheiten frühzeitig entgegenzuwirken.

2. Wichtige Auswahlfaktoren beachten

So umfangreich das Angebot ist, so unterschiedlich ist auch die Qualität verfügbarer Lösungen. Einige Faktoren sollten bei der Wahl der App deshalb unbedingt im Fokus stehen:

• Unterstützung und Vereinfachung interner Prozesse
• DSGVO-konforme Datensicherung
• einfache und intuitive Bedienung
• durchdachtes Nutzer Onboarding
• geringer Administrationsaufwand
• kostenloser Anbieter-Support

3. Einführung planen und Mitarbeiter frühzeitig in Kenntnis setzen

Für eine erfolgreiche Einführung der Mitarbeiter-App ist es sinnvoll, die interne Veröffentlichung zu planen. Wie soll das neue Tool an die Mitarbeiter herangetragen werden, ab wann steht es zur Verfügung und ab wann laufen ggfs. bestimmte Prozesse nur noch darüber? Umso klarer die Kommunikation, desto problemloser die Integration in den täglichen Arbeitsablauf. Neben einer Rundmail oder einer Ankündigung im Betriebsmagazin ist dabei übrigens auch ein gemeinsames Release-Event denkbar.

Hinzu kommt: Vorab über die Vorteile und das Ziel der neuen App zu informieren, steigert nachweislich die Akzeptanz für die Anwendung und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass diese auch wirklich genutzt und angenommen wird.

4. Feedback einholen und ggfs. Anpassungen vornehmen

Mitarbeiter in unregelmäßigen Abständen nach ihren Erfahrungen mit der betriebsinternen App zu fragen, ist ein wichtiger Aspekt, der im Betriebsalltag häufig untergeht. Dabei kommt es immer wieder vor, dass die Nutzung der Anwendung, selbst nach einer optimalen Anlaufphase, mit der Zeit stark abnimmt. Die Gründe dafür können vielfältig sein und dienen als wertvolle Hinweise. Schließlich ist die Verwendung einer Mitarbeiter-App nur sinnvoll, wenn sie langfristig Mehrwert für das Unternehmen und die internen Prozesse liefert. Außerdem können sich durch das Mitarbeiter-Feedback weitere Ideen und Wünsche herauskristallisieren und neue Optimierungspotenziale identifiziert werden.

Tipp: „Der Engagement Trick“ – Bestimmte Funktionen, wie beispielsweise eine digitale Arbeitszeiterfassung, führen zu täglicher Nutzung der eingeführten Mitarbeiter-App und erleichtern deren Integration in den Betriebsalltag.

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Fazit

Mitarbeiter-Apps können wesentlich dazu beitragen, die interne Unternehmenskommunikation zu verbessern und die Arbeitszeiterfassung oder betriebliche Vorgänge wie die Digitalisierung von Dokumenten erheblich zu vereinfachen. Die Applikationen können in mehrere Typen aufgeteilt werden, wobei die Entwicklung mehr und mehr zu hybriden Apps, wie beispielsweise Sawayo, geht. Für eine erfolgreiche Einführung der Anwendung ist es nötig, vorab die Kernziele zu definieren und basierend darauf den richtigen Anbieter zu wählen. Für große Unternehmen bietet sich hier übrigens die zusätzliche Überlegung an, ob die Eigenentwicklung einer maßgeschneiderten Applikation sinnvoller ist, als die Wahl einer vorgefertigten Anbieterlösung. Hierbei sollten jedoch der hohe Kosten- und Zeitaufwand nicht unterschätzt werden. Für KMUs hingegen sind Anbieterlösungen nahezu immer die beste Wahl, solange eine sorgfältige Auswahl getroffen wird.

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