Nur wer seine Rechte kennt, kann sie auch wahrnehmen. Mit diesem Gedanken hat der Gesetzgeber für gewisse Arbeitnehmerschutzvorschriften eine Aushangpflicht erlassen. Was das bedeutet und wie damit in der Praxis am besten umzugehen ist, haben wir im Folgenden kurz und prägnant zusammengefasst.

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Warum und für wen bestehen Aushangpflichten?

Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, seinen Angestellten eine Reihe von Gesetzen zur ständigen Einsicht bereitzustellen.

Dahinter steht die vernünftige Idee des Gesetzgebers, dass nur diejenigen Menschen ihre Rechte wahrnehmen können, die diese kennen und verstehen. Die Aushangpflichten sind also Bestandteil des im Arbeitsrecht verankerten Grundsatzes des Arbeitnehmerschutzes.

Auch wenn es bei der genauen Auswahl der aushangpflichtigen Gesetze auf die Branche und auf weitere spezifische Besonderheiten des Unternehmens ankommt: Die Pflicht trifft im Grunde jeden Arbeitgeber ab dem ersten Mitarbeiter.

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Was droht bei Verletzung der Aushangpflicht?

Verstöße gegen Aushangpflichten durch Nichterfüllung oder durch unzureichende Bereitstellungsmethoden gelten als Ordnungswidrigkeiten. Wird dies von zuständigen Behörden festgestellt, kann ein Bußgeld in Höhe von bis zu 2.500 Euro folgen.

In der Regel - bei Einsicht und gutem Willen - sind die Behörden angehalten, zunächst auf Unzulänglichkeiten hinzuweisen bzw. zu verwarnen. Zweck des Arbeitsschutzes sind immerhin sichere Arbeitsbedingungen, nicht das Schikanieren von Arbeitgebern.

Werden Pflichten allerdings wiederholt oder in uneinsichtiger Weise nicht erfüllt, dann werden Bußgeldkataloge durchaus ausgeschöpft.

Außerdem stehen Arbeitnehmern Schadenersatzansprüche gegenüber dem Unternehmen zu, wenn sie die ihnen zustehende Rechte mangels Information (durch fehlenden Aushang) nicht ausüben konnten.

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Welche Kriterien gelten für die korrekte Erfüllung der Aushangpflicht?

Entscheidend ist, dass die Aushänge den Mitarbeitern unmittelbar zur Verfügung stehen - nicht erst auf Nachfrage.

Die Pflicht wird sowohl durch einen Aushang im wörtlichen Sinn, als auch durch die Auslage von Broschüren und Gesetzbüchern erfüllt. Die Unterlagen müssen dabei stets an geeigneter Stelle im Betrieb platziert werden.

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Als geeignete Stellen gelten in der Regel beispielsweise:

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• ein Pausenraum
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• die Kantine
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• zentrale Treppenhäuser und Eingangsbereiche
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• wenn vorhanden ein Betriebsratsbüro
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Es genügt dagegen nicht, wenn Mitarbeiter die Gesetze bei bestimmten Stellen wie der Personalabteilung anfordern können. Da dies eine gewisse Form der Überwachung bzw. Beaufsichtigung umfasst, läuft das dem Arbeitnehmerschutzgedanken zuwider.

Darüber hinaus müssen die Gesetze immer in aktueller Version vorliegen. Mit veralteten Texten lässt sich die Aushangpflicht nicht erfüllen.

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Achtung: Hat ein Unternehmen mehrere Standorte, müssen Aushangpflichten an jedem Standort erfüllt werden. In Gebäuden mit mehreren Stockwerken ist das entsprechende Material auf jeder Etage bereitzustellen.

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Können Aushangpflichten auch mit digitalen Lösungen erfüllt werden?

Ja, denn Formvorschriften für aushangpflichtige Gesetze existieren nicht.

Es ist somit zulässig, die Gesetzestexte in einem digitalen Intranet zu veröffentlichen, unabhängig davon, ob es sich um ein webbasiertes System oder etwa eine Smartphone-App handelt.

Auch hier müssen die Inhalte unbeaufsichtigt (Achtung: das bedeutet ohne Erfassung des Abrufs!) eingesehen werden können und in aktueller Version vorliegen. Außerdem muss sichergestellt sein, dass die Gesetzestexte in unveränderbarer Form, z.B. als PDF-Datei, vorliegen.

Sind diese Voraussetzungen erfüllt, so steht einer digitalen Lösung nichts im Wege.

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Tatsächlich gibt es gute Argumente für eine digitale Lösung:

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• Ortsunabhängigkeit: Die Aushänge stehen ortsungebunden zur Verfügung, ggfs. auch für Mitarbeiter im Außendienst oder Home-Office.
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• Einfachheit: Überlegungen, wo und wie oft Aushänge zu platzieren sind, entfallen.
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• Flexibilität: Die Aktualisierung auf neue Versionen der Gesetzestexte erfolgt zeitsparend, digital durch wenige Klicks. Physisches Austauschen von Papierunterlagen entfällt.
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• Nachweisbarkeit: Ein digitales System kann die Erfüllung der Aushangpflichten durch den Arbeitgeber revisionssicher nachweisen. Dazu müssen Mitarbeiter explizit bestätigen, den Ablageort der Dateien zur Kenntnis genommen zu haben. Dies läuft dem Kriterium der unbeaufsichtigten Einsicht nicht zuwider, sofern die Dateien nach der Bestätigung beliebig oft ohne Aufzeichnung abgerufen werden können.

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In eigener Sache:
Mit unserer Sawayo Mitarbeiter-App stellen wir ein System zur Verfügung, mit dem Aushangpflichten ganz einfach digital erfüllt werden können.
Arbeitgeber verteilen mit wenigen Klicks Dokumente an ihre Mitarbeiter, die diese mittels digitaler Signatur per Smartphone bestätigen. Anschließend stehen die Dokumente den Mitarbeitern in einem Archiv jederzeit zur Verfügung.
Um Sawayo 14 Tage lang kostenfrei und unverbindlich auszuprobieren, kannst du dir hier dein Benutzerkonto anlegen.

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Welche Gesetze sind aushangpflichtig?

Leider stellt der Gesetzgeber keine übersichtliche Aufstellung der Aushangpflichten bereit, die Arbeitgeber nun einfach abarbeiten könnten. Vielmehr enthalten viele Gesetze in ihrem Verlauf einzelne Paragrafen und Absätze, mit denen sie sich selbst für aushangpflichtig erklären - teils allgemeingültig, teils unter bestimmten Bedingungen.

Auf diese Art schafft der Gesetzgeber so manche Überraschung und macht die an sich einfache Thematik für Arbeitgeber leider doch kompliziert. Im ersten Schritt lassen sich einige Gesetze branchenübergreifend als aushangpflichtig identifizieren. Hinzu kommen Gesetze, Verordnungen und Vorschriften, deren Aushangpflichten sich - in vollständiger Form oder auszugsweise - aus spezifischen Betriebsmerkmalen und Branchenzugehörigkeit ergeben können.

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick:

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Daraus wird ersichtlich, dass es nicht unbedingt die Gesetze mit der größten Bedeutung für die Praxis sind, für die auch eine Aushangpflicht besteht.

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Woher können Arbeitgeber diese Gesetzestexte bekommen?

Die gute Nachricht: Sämtliche Gesetze und Verordnungen sind kostenfrei im Internet zugänglich, zum Beispiel unter https://www.gesetze-im-internet.de.

Alle notwendigen Aushänge vollständig und aktuell zu halten, bedeutet allerdings erheblichen Verwaltungsaufwand. Deshalb gibt es verschiedene Anbieter, die in regelmäßigem Rhythmus eine Sammlung der aktuellen aushangpflichtigen Gesetze herausgeben. Diese sind in der Regel sowohl einzeln als auch im Abonnement erhältlich.

Eine Zusammenstellung aktueller aushangpflichtiger Gesetze ist in unserer Sawayo-Plattform für jeden Kunden enthalten. Wir stellen dabei auch gleich die Kanäle zum pflichtgerechten Austeilen an Mitarbeiter samt Lesebestätigung in unserer Mitarbeiter-App bereit. Die Frage, wo genau und wie oft im Unternehmen ein physischer Aushang erfolgen muss, stellt sich damit nicht mehr.

Außerdem stehen die Unterlagen ortsunabhängig bereit - auch für Mitarbeiter in Außendienst und Home-Office. Sawayo erinnert Mitarbeiter automatisiert an die Kenntnisnahme und Lesebestätigung der Aushänge und stellt dir sauber dokumentierte Nachweise über die Erfüllung deiner Pflicht bereit.

Um unsere Plattform 30 Tage lang kostenfrei und unverbindlich auszuprobieren, kannst du dir hier dein Benutzerkonto anlegen. Unabhängig davon stellen wir dir hier auch ohne Benutzerkonto unsere Zusammenstellung der generell aushangpflichtigen Gesetze zur Verfügung.

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