Wie Sawayo eine hohe Geldbuße verhindern konnte

„Und obwohl ich sie in Mitarbeitergesprächen immer wieder gefragt habe, wie es ihr geht und ob sie sich in ihrer Aufgabe wohl fühlt, hat sie nichts gesagt.
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‍Und dann habe ich ihre Kündigung bekommen.
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‍Abends.
Per WhatsApp.
Auf der Couch.
Und das war ja erst der Anfang."

„Das willst du als Arbeitgeber nicht erleben“

Als wir mit Verena über ihre Geschichte sprechen, ist ihre Enttäuschung deutlich zu spüren. Doch der Reihe nach.‍

Verena Lenzko ist Sawayo-Nutzerin der ersten Stunde. Im Oktober 2020 lernt sie Sawayo als Pilotprojekt kennen, ist begeistert, dass ihre Anregungen tatsächlich umgesetzt werden und führt die Software im Januar 2021 kurzerhand in ihrem Unternehmen ein.

In Berlin führt sie gemeinsam mit ihrem Mann Robert die calor systems gmbh, ein Unternehmen, das für Immobilieneigentümer Heizungs- und Wasserzähler abliest, Rauchwarnmelder installiert und das Trinkwasser auf Legionellen prüft.

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„Ich hatte Menschen um mich herum, die in mich investiert haben“

Verena ist zielstrebig. Als „Kind des Ostens“ – wie sie sich selbst bezeichnet – wächst sie in der ehemaligen DDR auf, studiert Deutsch und Russisch auf Lehramt in Erfurt. Während ihrer Studienzeit fällt die Mauer. Obwohl sie ahnt, dass sie mit ihrer Fächerkombination keine Stelle als Lehrerin finden wird, bringt sie ihr Studium zu Ende; beginnt im Anschluss eine kaufmännische Ausbildung, arbeitet einige Jahre für einen Sanitärhersteller und studiert berufsbegleitend BWL. Anfang des neuen Jahrtausends zieht sie nach Hamburg und arbeitet im Vertrieb bei Kalorimeta, dem heutigen Vertragspartner von calor systems. Nach ein paar Jahren wird sie Regionalleiterin, ist zuständig für Auftragnehmer im gesamten Osten Deutschlands, „viel im Hotel, selten zu Hause“. Während dieser Zeit lernt sie viel. „Ich hatte immer Menschen um mich herum, die an mich geglaubt haben. Die in mich investiert haben. Die mich an die Hand genommen und zum richtigen Moment laufen gelassen haben. Das hat mir viel gebracht“.

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„Ich war mir sicher, dass Kommunikation besser auf Augenhöhe gelingt“

Als sich am Standort Berlin ein Alterswechsel vollzieht, nutzt sie die Chance und gründet gemeinsam mit ihrem Mann Robert calor systems. „Ich wollte mich schon sehr lange selbstständig machen“, erzählt sie im Interview. „Im Außendienst habe ich andere Unternehmen betreut und einen guten Einblick in deren Unternehmensführung bekommen. Oft habe ich mir gedacht: ‚Du meine Güte, was stellen die sich denn so an? Das muss doch auch besser gehen!’ Und das wollte ich dann eben versuchen.“ Es ist nicht nur das „Besser machen“ und Gestalten, was sie an der Selbstständigkeit reizt. Auch die Arbeit mit Menschen und deren Führung treibt Verena an. „Während meiner Zeit als Angestellte habe ich ganz unterschiedliche Erfahrung gemacht, wie Vorgesetzte mit mir gesprochen und zusammengearbeitet haben. Ich war mir sicher, dass Kommunikation besser auf Augenhöhe gelingt. Dass man in einem vertrauensvollen Miteinander mehr erreichen kann.“

In ihrer neuen Rolle als Gesellschafterin und Geschäftsführerin fühlt Verena sich sehr wohl Sie arbeitet gerne und viel, mag es, dass sich Privat- und Berufsleben vermischen. Viele Geschäftspartner sind gleichzeitig auch Freunde.

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Nach ein paar Monaten äußern die Mitarbeiter den Wunsch nach Vertrauensarbeitszeit. Verena ist einverstanden. Die bisherige Arbeitszeiterfassung über Chipkarten ist umständlich und zeitaufwändig. „Ich habe viel Zeit damit vergeudet, die Einträge der Mitarbeiter zu vervollständigen und zu korrigieren, weil das Gerät diese nicht richtig erfasst hat oder die Mitarbeiter vergessen haben, zu stempeln.“ Das Modell der Vertrauensarbeitszeit funktioniert gut. In Phasen mit hohem Arbeitsaufkommen zieht das Team an einem Strang, in ruhigeren Phasen verlassen die Kollegen schon früher ihre Büros.‍

„Das war der größte Fehler, den ich gemacht habe“

Auch als der europäische Gerichtshof im Mai 2019 alle Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Stunden ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen, hält Verena am Modell der Vertrauensarbeitszeit fest. „Ich kannte das Urteil und wusste, dass ich Arbeitsstunden bald wieder erfassen müsste. Ich dachte allerdings, dass ich damit Zeit hätte, bis das EuGH-Urteil ein Bundesgesetz sei. Das war ja aber ein Trugschluss.“

Dann kommt Corona. Die ganze Welt steht Kopf. Plötzlich müssen sich Arbeitgeber mit Themen wie mobiler Arbeit, dezentralen Teams und Kurzarbeit befassen. Verena bespricht mit ihrem Team, wie es weitergehen soll. In die Kurzarbeit will sie nicht. „Wir wollten die Leute so lange wie irgend möglich in einer vernünftigen Anstellung und Bezahlung behalten. Wir haben alleinstehende Frauen mit Kindern im Team, deren wirtschaftliche Lage sich deutlich verschlechtert hätte. Und auch wir hätten dann vielleicht dicht gemacht.“ Gemeinsam beschließen sie, ein rollierendes Arbeitssystem einzuführen: Die bisherigen Arbeitszeiten werden ausgesetzt, jeder soll abwechselnd auch an Wochenenden und Feiertagen arbeiten. Verena erklärt, dass auf diese Weise Minusstunden entstehen werden, wenigstens aber jeder Arbeit hat. „Wir haben das gemeinsam entschieden. Wir haben uns in die Augen geschaut und ich weiß noch genau, wie ich gesagt habe, dass ich auf eine schriftliche Vereinbarung verzichte, weil ich allen vertraue. Das war der größte Fehler, den ich gemacht habe.“

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„Da ist mir schlecht geworden. Als müsste ich mich gleich übergeben“

Den ersten Lockdown überwindet calor systems gut. Das ganze Team baut Minusstunden auf, die Firma muss Verena aber nicht schließen. Im Herbst hört sie zufällig auf dem Flur, dass eine ihrer Mitarbeiterinnen, Hannah (Name von der Redaktion geändert), Bewerbungen schreibe. Hannah ist im Kundendienst für die Rauchwarnmelder zuständig. „Das war in der Zeit ein undankbarer Job. Wir hatten einen Rauchwarnmelder mit einer hohen Störanfälligkeit in Betrieb. Ständig haben sich Kunden beschwert“, stöhnt Verena. In einem gemeinsamen Gespräch betont Hannah, dass sie sich nach wie vor wohl fühle und sie nicht die Absichten habe, Ihren Arbeitgeber zu wechseln.

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Kurze Zeit später erhält Verena Hannahs Kündigung. „Was mich daran so enttäuscht, ist, dass sie es mir nicht persönlich gesagt hat. Stattdessen schreibt sie mir, wo ich auf ihrem Schreibtisch ihre Kündigung finden kann. Ähnliche Erfahrungen habe ich als Arbeitgeberin nicht nur einmal gemacht.“

Nachdem Verena Hannahs Kündigung bestätigt, sieht sie sie nicht mehr im Büro. Hannah ist ab diesem Zeitpunkt krankgeschrieben. Als ihr Arbeitsvertrag endet, hat sie noch Resturlaub. Verena schreibt ihr, dass sie ihr diesen abzüglich der aufgebauten Minusstunden auszahle.

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Zwei Wochen später erhält Verena einen Brief von Hannahs Anwältin. Diese fordert nicht nur die Auszahlung des kompletten Resturlaubs (die Minusstunden muss Verena als unternehmerisches Risiko verbuchen), in einer langen Excel-Tabelle führt sie auch mehr als zweihundert Überstunden ihrer Mandantin auf. Eine Forderung von mehr als fünftausend Euro. „Da ist mir schlecht geworden. Als müsste ich mich gleich übergeben. Ich war so wütend.“ Für Verena ist klar, dass es die Überstunden in Wahrheit nicht gibt.

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Verena übergibt die Sache ihrem Anwalt. Er verweist auf das Urteil des europäischen Gerichtshofes. Bis dahin musste solch eine Forderungen der Arbeitnehmer beweisen, seit dem 14. Mai 2019 liegt die Beweispflicht laut EuGH beim Arbeitgeber. In der Zwischenzeit hat Verena in ihrem Unternehmen zwar Sawayo eingeführt – seit einigen Wochen erfassen ihre Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden ganz einfach per Mausklick im Browser – Hannah hat Sawayo allerdings nicht mehr kennen gelernt.

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Am Tag des Gerichtstermins ist Verena nervös. Ihr Anwalt weist den Richter auf Sawayo hin, erklärt, dass Verena bereits Maßnahmen eingeführt hat, um dem Urteil des europäischen Gerichtshofes gerecht zu werden.

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Obwohl die Pflicht der Stundenerfassung noch gar nicht im Bundesgesetz aufgenommen ist, beruft sich der Richter bei seinem Urteil tatsächlich auf das EuGH. Dennoch entscheidet er zu Verenas Gunsten: Zwar muss sie Hannah die restlichen Urlaubstage vergüten, die mehr als zweihundert Überstunden allerdings nicht. Der Richter betont, dass er Gnade vor Recht ergehen lasse, weil Verena guten Willen gezeigt habe. Hätte sie Sawayo nicht bereits vor dem Gerichtstermin eingeführt, hätte sie die Überstunden zumindest anteilig zahlen müssen.

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„Ich war unglaublich erleichtert“, selbst beim Gedanken an das Urteil atmet Verena merklich auf. „Ich hätte Hannah nicht eine einzige Überstunde ausbezahlen wollen. Diesen Betrug hätte ich ihr nicht gegönnt.“

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„Ich mache alles nur noch mit Read and Sign“

Seit dem Vorfall hat sich bei Verena einiges verändert. „Ich habe meinen Idealismus in Teilen abgelegt. Ich denke jetzt viel unternehmerischer.“ Absprachen trifft Verena zwar immer noch gemeinsam mit dem Team, hält diese aber schriftlich fest und lässt sie von ihren Mitarbeitern bestätigen. „Ich mache alles nur noch mit Read and Sign. Das ist ja sowieso mein Lieblings-Tool bei Sawayo. Trotz Home-Office erreiche ich damit jeden. Alles ist dokumentiert und archiviert.“

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Anderen Unternehmern rät Verena, von Anfang an alles zu dokumentieren und europäische Gesetze ernst zu nehmen – auch wenn diese noch nicht in deutschen Gesetzbüchern stehen. „Und am besten holt man sich auch gleich Sawayo“, sagt sie lachend „das spart Zeit, gibt Sicherheit und Transparenz.“