Hand aufs Herz: Wie viel Zeit hast du dir heute schon genommen, um dir E-Mails durchzulesen, die deine Arbeit eigentlich gar nicht weiterbringen? Um auf deinem Schreibtisch oder deinem Computer irgendwas zu suchen und dann schlussendlich doch etwas zu beginnen, das eigentlich gar nicht auf deiner To-Do-Liste stand? Um dir Themen in Meetings anzuhören, die dich eigentlich gar nicht betreffen? Laut einer Studie des Büros Kaizen verlieren wir in Deutschland zwei ganze Tage pro Woche durch Ablenkungen, Unterbrechungen, Wartezeiten und andere Ineffizienzen. Wie du deinen Alltag von Zeitfressern und ineffektiven Strukturen befreien kannst, verraten wir dir in unserem Blogartikel.

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Die richtige Vorbereitung

Die eigentliche Arbeit beginnt bereits vor deinem Projekt: mit einer durchdachten Planung. Mit einer guten Organisation erkennst du, welche Arbeitsschritte nötig sind und erreichst deine Ziele in kürzerer Zeit. Dabei solltest du allerdings darauf achten, dich nicht in Details zu verlieren – eine zu detaillierte Planung wird dich am Ende womöglich sogar daran hindern, das Projekt wirklich anzupacken. Eine gesunde Balance ist auch hier der Schlüssel zum Erfolg. Mit den folgenden fünf Tipps gestaltest du eine effiziente Projektplanung.

1. Lege genaue Ziele fest!

Nicht selten verschwenden wir im Arbeitsalltag Zeit und Energie an der falschen Stelle. Lege dir Ziele fest und definiere deren Rahmenbedingungen, um diese auch wirklich zu erreichen. Eine Orientierung beim Festlegen von Zielen bietet dir unter anderem die sogenannte SMART-Methode. Mit ihr kannst du deine Ziele anhand der folgenden Begriffe konkret formulieren:

Spezifisch: Formuliere deine Ziele so konkret und spezifisch wie möglich.

Messbar: Bestimme qualitative und quantitative Messgrößen.

Attraktiv: Setze dir Ziele, die du auch wirklich erreichen willst, auf die du Lust hast.

Realistisch: Lege dir lediglich Ziele fest, die du innerhalb einer bestimmten Zeit und mit den dir verfügbaren Mitteln erreichen kannst.

Terminiert: Bestimme einen Zeitrahmen, der vorgibt, wann du was erreichen möchtest.

2. Teile große Projekte in kleine Aufgaben auf!

Insbesondere große Projekte können zu Beginn einschüchtern. Oft wirken die anstehenden Herausforderungen regelrecht überwältigend, während die Zielgerade in weiter Ferne liegt. Hier kann es helfen, Projekte in mehrere kleine Aufgaben zu unterteilen. So lässt du keine wichtigen Schritte außer Acht und das Projekt verliert an Bedrohlichkeit.

3. To-Do-Listen

Die definierten Etappenziele kannst du nun in Form einer To-Do-Liste nach Dringlichkeit und Wichtigkeit sortieren (siehe Tipp 4). Eine Liste bietet dabei nicht nur den Vorteil eines organisierten Arbeitsablaufes und eines übersichtlichen Überblicks, sie motiviert darüber hinaus auch:

In einer Studie des Management-Magazins „Harvard Business Review“ zeigte sich, dass ein Gefühl des Vorankommens sowohl die Stimmung, die Motivation als auch die Wahrnehmung positiv beeinflusst.  Umso häufiger die Teilnehmenden einen Fortschritt erlebten – beispielsweise durch das einfache Abhaken einer Aufgaben auf der To-Do-Liste – desto produktiver arbeiteten sie.

Teilst du deine Projekte also in mehrere kleine Schritte auf, hast du jeden Tag Erfolgserlebnisse, die dich motivieren, effizient voranzukommen.

4. Kläre Prioritäten mit der Eisenhower-Matrix!

Damit eine To-Do-Liste wirklich effektiv ist, solltest du die Aufgaben nach Priorität ordnen. Schließlich ist es nicht besonders effizient, zunächst dutzende kleine, unwichtige Tasks zu erledigen und dabei wichtige Erledigungen zu vergessen.

Besonders zielführend ist für solch eine Einordnung die Eisenhower-Methode: den verschiedenen Aufgaben werden Prioritäten zugeordnet, die sich an der Wichtigkeit und Dringlichkeit der Aufgabe orientieren. Dies funktioniert wie folgt:

●      Wichtige und dringliche Aufgaben stehen an der Spitze der Liste.

●      Wichtige, aber weniger dringliche Aufgaben stehen an zweithöchster Stelle.

●      Dringliche, aber weniger wichtige Aufgaben werden, wenn möglich, delegiert.

●      Weniger wichtige und nicht dringliche Aufgaben stehen an letzter Stelle.

5. Setze dir Deadlines für jede Aufgabe!

Um eine Aufgabe zu erledigen, benötigst du nur so viel Zeit, wie du dir selbst dafür gibst. Vielleicht kennst du das, wenn du Aufgaben bis kurz vor die Deadline aufschiebst und sie dennoch fristgerecht erledigen kannst. Dieses Phänomen geht auf eines der Parkinsonsche Gesetze zurück. Der britische Soziologe und Historiker Cyril Northcote Parkinson bemerkte darin 1955 folgendes:

„Arbeit lässt sich wie Gummi dehnen, um die Zeit auszufüllen, die für sie zur Verfügung steht.“

Bearbeitest du eine Aufgabe, für die von betrieblicher Seite keine Deadline vorgegeben ist, lohnt es sich, dir selbst eine zeitliche Begrenzung zu setzen. So arbeitest du gegen die Uhr, was dir nicht nur wertvolle Zeit einspart, sondern nebenbei deine Motivation nachweislich steigert.

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Der Arbeitsalltag

Nun geht es daran, die in der Planung begonnene, effiziente Arbeitsweise auch im Alltag umzusetzen. Dabei gilt jedoch: Effizienz ist ein individueller Prozess. Was für den einen funktioniert, muss für den anderen nicht der richtige Weg sein. Es gibt jedoch einige Strategien, die sich in diesem Bereich als hilfreich erwiesen haben.

6. Richte deinen Fokus auf das Wesentliche!

Auch wenn sich der Mythos des schnellen Abarbeitens durch Multitasking lange behauptet hat, ist mittlerweile klar: Multitasking ist kontraproduktiv für die Arbeitseffizienz. Denn bei mehreren verschiedenen Aufgaben kommt es oft zu Unterbrechungen, weshalb sich dein Gehirn ständig neu orientieren muss. Mit dem unnötigen Switchen zwischen den Aufgaben geht so ein erheblicher Zeitverlust einher.

Die Lösung lautet: Monotasking. Legst du deinen Fokus vollumfänglich auf eine Aufgabe, kommst du schneller voran und sparst so eine Menge Zeit.

7. Etabliere Routinen!

Routinen helfen dabei, das Gehirn auf die bevorstehende Arbeit einzustimmen. Dabei reicht schon die Integration kleiner Rituale in den Arbeitsalltag, um den „Workflow“ zu triggern und aufrecht zu erhalten. Dabei kann es sich beispielsweise um den allmorgendlichen Kaffee, die kurze Sichtung der Fachpresse oder das Checken der E-Mails handeln. Regelmäßige Routinen geben dir außerdem eine organisierte Tagesstruktur vor und sorgen so für Sicherheit.

8. Beachte deinen ultradianen Rhythmus!

Studien zufolge folgt der menschliche Körper einem sogenannten ultradianen Rhythmus. Dieser umfasst biologische Vorgänge, die sich innerhalb eines Tages in einem bestimmten Rhythmus wiederholen. Beobachten kannst du das gut bei Säuglingen, die alle vier Stunden hungrig und dadurch wach werden, bevor sie nachts durchschlafen. Ein ultradianer Rhythmus von 120 Minuten bei Erwachsenen ist der Grundzyklus für Ruhe und Aktivität. Lediglich in den ersten 90 Minuten dieses Intervalls sind wir dabei mental in Hochform – in den restlichen 30 Minuten kommt es zu einem Energietief.

Wichtige oder komplexe Aufgaben solltest du aus diesem Grund auf den Beginn eines solchen Zyklus legen, leichtere Aufgaben und Pausen auf die Erschöpfungsphase.

Gut zu wissen:
‍Laut der Zeitschrift Psychology Today lässt die Konzentration der meisten Menschen nach etwa 20 bis 25 Minuten erstmals nach. Hier hilft die Pomodoro-Methode, bei der alle 20 Minuten fünfminütige Pausen eingelegt werden, um die Konzentration zu boosten.

9. Löse dich von Perfektion!

Perfektion ist der Feind eines produktiven Arbeitsverhaltens. Wer seine Arbeit wieder und wieder auf Fehler überprüft, korrigiert und verbessert, verzögert nicht nur den Fortschritt, sondern vergeudet auch Energie und riskiert die eigene emotionale Gesundheit. Dabei führen die meisten Korrekturen nur zu minimalen Verbesserungen – und zu verpassten Deadlines.

10. Deine Gesundheit geht vor!

Bist du nicht gesund, kannst du auch nicht effektiv arbeiten – zumindest nicht auf Dauer. Ohne die Grundlage der körperlichen und mentalen Gesundheit fehlt dir Energie, um gute Leistungen zu erbringen. Stelle diese deshalb immer an erster Stelle!

Neben ausgewogenen Mahlzeiten, ausreichend Bewegung, Schlaf und Entspannung sind dabei auch das Einhalten von Pausen und das Eindämmen von Überstunden essenziell. Denn nur wer genug Zeit hat, Energie zu tanken, kann diese in die Arbeit stecken.

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Effektiv zusammenarbeiten

Schneller und besser abschließen kannst du Aufgaben oft durch die Zusammenarbeit mit Kollegen. Doch das Arbeiten im Team kann dabei auch sehr anstrengend sein. Folgende Tipps können dir helfen, die Zusammenarbeit effizienter zu gestalten.

11. Arbeite in Gesellschaft!

Generell kann oft schon die Arbeit in Gesellschaft die eigene Performance steigern. In der Psychologie wird dieses Phänomen auch als Social Faciliation („soziale Aktivierung“) bezeichnet. Der Wunsch, bei Bekannten und Kollegen einen guten Eindruck zu hinterlassen, sorgt dafür, dass du bessere Ergebnisse erzielst. Selbst wenn die Arbeit im Team eigentlich nicht nötig ist, lohnt es sich also, eine andere Person mit ins Boot zu holen – wenn auch nur als Zuschauer.

12. Kommuniziere transparent und achte auf einen respektvollen Umgang!

Sowohl bei der Arbeit im Team als auch im allgemeinen Umgang mit Kollegen steht Respekt an erster Stelle. Dazu gehören neben einem respektvollen Umgangston auch Aspekte wie Pünktlichkeit, das Einhalten von Deadlines oder die Vorbereitung auf ein Meeting.

Auch die Kommunikation untereinander solltest du regelmäßig auf ihre Wirksamkeit überprüfen. Dabei können dir folgende Fragen helfen:

• Kommuniziere ich regelmäßig mit Kollegen?
• Wissen meine Kollegen und ich, wie wir einander helfen können?
• Hat jeder Zugang zu den benötigten Informationen, um eine Aufgabe auszuführen?
• Wird so kommuniziert, dass das Team seine Ziele insgesamt besser erreichen kann?

13. Stoße eine offene Fehlerkultur an!

Missgeschicke und Fehler zu ignorieren oder unauffällig zu korrigieren, ist ein natürlicher Impuls. Wesentlich effektiver ist es aber, wenn du diese als Quelle des Fortschritts nutzt. Dafür ist jedoch eine Kultur der Wertschätzung von Fehlern nötig. Dazu kann es schon reichen, wenn du selbst als gutes Vorbild vorangehst und Fehler vor den Kollegen eingestehst. Denn auch wenn diese Fehler zunächst ärgerlich sind, bieten sie meist auch eine gute Lernmöglichkeit.

Tipp: Unter Umständen lohnt sich auch ein Tool fürs Fehler-Reporting. Zahlreiche Optionen findest du im Internet.

14. Lerne ohne Schuldgefühle „Nein“ zu sagen!

Es ist nicht immer möglich, alle gestellten Aufgaben zu übernehmen. Häufig führt dies eher dazu, dass kleine zusätzliche Tasks von größeren Prioritäten ablenken und im schlimmsten Fall nichts zufriedenstellend erledigt wird. Damit ist letztendlich keinem geholfen.

Aus diesem Grund ist es wichtig, dass du abschätzt, wie viel Zeit dir zur Verfügung steht, um Aufgaben gesund und effektiv zu bewältigen. Setze dementsprechend Prioritäten. Dazu gehört auch, Aufgaben abzulehnen, die nicht in den zeitlichen Rahmen passen – auch wenn es schwerfällt.

15. Setze die richtigen Tools ein!

Wirkungsvolle Kollaborationstools sind ein wichtiger Schritt in Richtung effiziente Teamarbeit. Aspekte wie die verständliche Ablage zentraler Informationen oder Zusammenarbeit an Dokumenten sind mithilfe von modernen Verwaltungsprogrammen nicht nur schneller und übersichtlicher, sondern auch sicherer.

So ist es mit dem Dokumentenmanagement von Sawayo beispielsweise möglich, wichtige Dokumente datensicher zu verteilen und digital unterzeichnen zu lassen.

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Die richtige Arbeitsumgebung

Häufig werden die Auswirkungen unterschätzt, die ein ansprechender Arbeitsplatz auf die Arbeitsqualität hat. Folgende Tipps helfen dir bei der effizienten Arbeitsplatzgestaltung.

16. Sorge für eine Wohlfühlatmosphäre!

Um die Motivation am Arbeitsplatz zu steigern, ist es vor allem wichtig, dass du dich an diesem wohlfühlst. Selbstverständlich kommt es dabei zum einen auf die richtige Organisation an, um Aufgaben schnell bewältigen zu können – beispielsweise sollte der Drucker nicht in einem anderen Raum stehen. Doch auch eine ergonomische Einrichtung und ein ansprechend gestaltetes Büro mit persönlichen Gegenständen und Grünpflanzen tragen erheblich zu einem motivierenden Arbeitsklima bei.

17. Halte Ordnung!

Auch wenn eine effektive Wohlfühleinrichtung bei jedem Menschen anders aussieht, gibt es einen Aspekt, den du immer berücksichtigen solltest: Ordnung. Studien zeigen, dass ein ordentlicher Arbeitsplatz nicht nur Zeit spart, weil beispielsweise das Suchen wichtiger Dokumente entfällt – ein aufgeräumter Schreibtisch hat außerdem einen nachweislich positiven Effekt auf die Konzentration. Frei nach dem Motto „Tidy Desk, Tidy Mind“.

18. Setze neue Impulse!

Neue Impulse können helfen, das kreative Denken anzuregen. Dazu kann es schon reichen, ab und an den Arbeitsplatz ein wenig umzugestalten. Ideal ist es, wenn beispielsweise im Rahmen von Shared Workplaces die Möglichkeit besteht, hin und wieder den Arbeitsplatz zu wechseln.

19. Sorge für ausreichend Luft und Licht!

Damit du dich konzentrieren kannst, benötigt dein Gehirn Sauerstoff. Aus diesem Grund wird empfohlen, mindestens alle 20 Minuten das Fenster voll zu öffnen. Auch zu dunkle Räume und Räume ohne Tageslicht können die Konzentration mindern und Kopfschmerzen verursachen, wobei es besonders auf die Farbtemperatur des Lichtes ankommt. Ideal sind Lichtquellen mit 5500 bis 5800 Kelvin – das entspricht natürlichem Tageslicht.

20. Lausche weißem Rauschen!

Büros sind häufig sehr laut, was für die Konzentration nicht gerade förderlich ist. Musik lenkt jedoch zu sehr vom Arbeiten ab, da sich das Sprachzentrum des Gehirns laut Psychology Today mehr auf die Liedtexte als auf die aktuelle Aufgabe konzentriert. Hier kann weißes Rauschen helfen:

Eine Studie des Journal of Consumer Research zeigt, dass gleichbleibende Umgebungsgeräusche bei moderater Lautstärke die kreative Leistung steigern. Dieser Effekt lässt sich durch die Wiedergabe von weißem Rauschen erzielen – am besten über geräuschdämmende Kopfhörer.

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Fazit

Es existieren zahlreiche Methoden und Tipps, die dir dabei helfen können, deine Arbeitseffizienz zu steigern. Dabei darf jedoch nicht zu viel gewollt werden – sinnvoller ist es, zwei bis drei der genannten Tipps langsam in den Arbeitsalltag zu integrieren, anstatt den gesamten Tagesablauf mit einem Mal umzuschmeißen. Technische Unterstützungstools können außerdem dazu beitragen, den Arbeitsaufwand zu verringern und die Arbeit so effizienter zu gestalten.

Mit durchdachten Verwaltungstools und praxisnahen Lösungen unterstützt Sawayo Arbeitgebende und -nehmende gleichermaßen beim effizienten Arbeiten und macht Verwaltungsarbeit so einfach wie noch nie!

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