Weniger Stress, mehr Freizeit und eine höhere Produktivität sind die Vorteile, die das Homeoffice mit sich bringen soll. Mithilfe der folgenden Tipps sorgst du dafür, dass der Heimarbeitsplatz für dich und deine Beschäftigten gleichermaßen zum Erfolg wird.

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Das Wichtigste in Kürze

• Triff klare Absprachen und achte auf eine effektive Kommunikation – das schafft Transparenz, Motivation und Sicherheit.
• Sorge für eine gute Infrastruktur – nur so gelingt eine effektive digitale Führung im Homeoffice.
• Beachte unbedingt arbeits- und datenschutzrechtliche Vorgaben auch im Homeoffice. 
• Unterstütze deine Angestellten: bei der Einrichtung eines produktiven Arbeitsplatzes sowie im Hinblick auf ihre Work-Life-Balance und ihre mentale und physische Gesundheit.

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Wie fördere ich Kommunikation und Zusammenarbeit?

Fehlende Präsenzkultur, virtuelle Meetings, digitale Führung – Homeoffice bedeutet nicht nur für Beschäftigte eine erhebliche Umstellung. Mithilfe der richtigen Organisation ermöglichst du deinen Angestellten im Homeoffice mehr Flexibilität und führst dein Unternehmen auch digital produktiv. 

Regelmäßige Absprachen und eine gute Projektplanung sind Voraussetzung für den Erfolg der Heimarbeit. Ohne den direkten Kontakt zu Angestellten, Kollegen und Vorgesetzten kann die Kommunikation jedoch schnell zum Problem werden. Folgende Maßnahmen helfen dir, die interne Zusammenarbeit im Homeoffice zu garantieren:

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1. Setze digitale Tools ein!

Digitale Softwarelösungen bieten eine einheitliche Informationsbasis, fördern den unkomplizierten Datenaustausch und sichern transparente Prozesse. Folgende Tools dürfen im Homeoffice nicht fehlen:

Kommunikationsprogramme: Schnell und unkompliziert tauscht du dich mit Programmen wie Slack oder Zoom aus.

Projektmanagementtools: Verantwortlichkeiten und Projektstände jederzeit transparent einsehen – das ermöglichen Online-Projektmanagementtools wie Asana oder Agantty.

Cloud-basierte Programme: Einen effizienten Workflow ermöglichen Cloud-basierte Lösungen, mit denen du und deine Kollegen gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Termineinträge in digitalen Kalendern zeigen transparent, wer wann verfügbar ist. Eine der beliebtesten Lösung hierfür ist Google Workspace (ehemals G Suite) mit Google Drive.

2. Beachte Meeting-Regeln!

Effizient und produktiv gestaltest du deine Meetings auch im Homeoffice: Mit Meeting-Regeln, an die sich alle Parteien halten. So erreichst du nicht nur eine respektvolle Zusammenarbeit, sondern steigerst auch die Motivation deiner Beschäftigten:

• Lege Meeting-Inhalte im Voraus fest.
• Erstelle eine Roadmap, die dich und dein Team durch das Meeting führt.
• Definiere Ziele.
• Bestimme einen Zeitrahmen.
• Ernenne einen Moderator.

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Wie gelingt digitale Führung?

Die Arbeit im Homeoffice und eine zunehmende Digitalisierung stellen für Führungskräfte und ihre Angestellten womöglich eine neue Situation dar. Willst du die Leistungsfähigkeit und Produktivität deiner Beschäftigten erhalten oder steigern, musst du die Motivation auch im Homeoffice hochhalten – und lernen, auf digitalem Wege zu führen.

3. Triff klare Absprachen!

Arbeiten alle Angestellten im Homeoffice, steigen die Anforderungen an eine Führungskraft erheblich. Achte auf eine klare Kommunikation, um Verunsicherung vorzubeugen. Regelmäßige Updates per Videobotschaft oder E-Mail halten deine Angestellten über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden, während feste Zeiten für Rückfragen zusätzliche Sicherheit schenken.

4. Schaffe eine geeignete Infrastruktur!

Erweitere oder passe die nötige Infrastruktur an, um einen reibungslosen und sicheren Ablauf des mobilen Arbeitens zu ermöglichen. Stelle digitale Lösungen bereit und benenne die passenden Ansprechpartner für eventuelle technische Schwierigkeiten

5. Etabliere Routinen und Rituale!

Effektives Arbeiten im Homeoffice erfordert Disziplin. Führe Routinen und Rituale ein – das hilft deinen Beschäftigten, ein hohes Maß an Selbstdisziplin zu erhalten. Die allmorgendliche gemeinsame Videokonferenz im Team ist beispielsweise eine beliebte Maßnahme. In dieser tauscht ihr wichtige Informationen aus und verteilt anstehende Aufgaben. Aber auch informelle Rituale steigern die Motivation. Lies dazu Tipp 17: Steigere das Wir-Gefühl.

6. Richte den Fokus auf Ergebnisse anstatt auf Verhalten!

Mit der digitalen Führung geht auch immer ein wenig Kontrollverlust einher. Denn Präsenszeiten haben beim Arbeiten im Homeoffice weniger Gewicht als das Arbeitsergebnis. Vielen Menschen fällt diese Umorientierung in den Prioritäten schwer. Diene deinen Beschäftigten als Vorbild: Formuliere eindeutige Zielvorgaben und kommuniziere Erwartungen klar und deutlich.

7. Halte den Feierabend ein!

Durch mobile Arbeit werden Arbeitszeiten flexibler. Deine Beschäftigten gewinnen die Freiheit, selbst entscheiden zu können, wann sie welche Aufgaben angehen. Mentale und gesundheitliche Probleme können allerdings entstehen, wenn sie das Gefühl haben, ständig erreichbar sein zu müssen. Als Führungskraft bist du dafür verantwortlich, dem vorzubeugen und feste Zeiträume für die Erreichbarkeit deiner Beschäftigten zu etablieren.

8. Zeige deinen Beschäftigten deine Wertschätzung!

Das Thema Mitarbeiterbindung ist für Führungskräfte mit Angestellten im Homeoffice häufig eine Herausforderung. Wer Vorgesetzte und Teamkollegen nur auf dem Bildschirm sieht, spürt meist eher wenig Verbundenheit zum Betrieb. Bringe deinen Beschäftigten deshalb deine Wertschätzung entgegen – besonders in schwierigen Zeiten. Mit Werbegeschenken, wie Tassen, T-Shirts oder Stiften im Corporate Design, und Benefits hinterlässt du bei deinen Angestellten nicht nur einen positiven Eindruck, sondern steigerst auch die Motivation.

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Was muss ich bei Datensicherheit und rechtlichen Aspekten beachten?

Pflichten für Arbeitgeber*innen musst du auch im Homeoffice umsetzen. Beachte die Vorschriften zum Arbeitsschutz und Datenschutz sowie die Arbeitszeitregelungen, um Bußgelder zu vermeiden.

9. Achte auf den Arbeitsschutz!

Deiner Fürsorgepflicht(§ 618 BGB) musst du als Arbeitgeber*in auch dann nachkommen, wenn deine Angestellten zu Hause arbeiten. Da du nur begrenzten Einfluss auf den privaten Arbeitsraum deiner Beschäftigten hast, bieten Mitarbeiterschulungen und regelmäßige Aufklärung ein Plus an Sicherheit.

10. Führe eine Gefährdungsbeurteilung durch!

Arbeiten deine Beschäftigten gemäß einer vertraglichen Vereinbarung regelmäßig in ihren eigenen vier Wänden, bist du als Arbeitgeber*in zu einer Gefährdungsbeurteilung vor Ort verpflichtet. Dabei musst du Risiken für einen Arbeitsunfall erkennen und entsprechende Maßnahmen ergreifen. 

Gut zu wissen: Krisensituationen wie die Corona-Pandemie, bei denen die Angestellten aus Schutzgründen von zu Hause aus arbeiten, bilden eine Ausnahme dieser Regelung. Eine Gefährdungsbeurteilung ist nicht vorgeschrieben.

11. Achte auf angemessene Arbeitszeiten!

Stelle sicher, dass deine Beschäftigten die im Arbeitszeitgesetz festgelegten rechtlichen Vorgaben zu Höchstarbeits- und Pausenzeiten einhalten. Ein digitales Zeiterfassungstool wie Sawayo sichert dich im Streitfall ab. Deine Angestellten schützt es davor, sich selbst durch Mehrarbeit im Homeoffice auszubeuten.

12. Sorge für die Einhaltung des Datenschutzes!

Höchste Priorität haben Datenschutz und Datensicherheit auch im Homeoffice. Ergreife entsprechende Maßnahmen, um zu verhindern, dass sensible Firmendaten in falsche Hände gelangen:

• Schränke den Zugriff auf sensible Daten ein.
• Versehe alle Arbeitsrechner mit verschlüsselten Datenträgern.
• Sichere den Zugriff auf wichtige Inhalte mit Passwörtern.
• Nutze einen sicheren VPN-Zugang zum Firmennetzwerk.
• Führe regelmäßige Backups durch.
• Richte eine Fernwartungssoftware auf Remote-PCs oder Laptops ein.

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Wie richte ich einen produktiven Arbeitsplatz ein?

Die Einrichtung des Arbeitsplatzes hat einen großen Einfluss auf Produktivität und Motivation. Unterstütze und berate deshalb deine Mitarbeiter*innen aktiv bei der Einrichtung ihres Heimarbeitsplatzes: 

13. Beachte die technischen Voraussetzungen!

Eine leistungsstarke technische Ausstattung ist ausschlaggebend für die effektive Arbeit zu Hause. Neben einem Laptop mit externem Bildschirm oder einem Remote-PC, einer Tastatur und einer Maus, sind auch eine solide Internetverbindung, Zugriff auf Daten in der Cloud und ein gesicherter VPN-Zugang notwendig. Unterstütze deine Beschäftigten, sind diese Voraussetzungen bei ihnen nicht gegeben.

14. Richte einen festen Arbeitsplatz ein!

Elementar ist ein fester Arbeitsplatz – sowohl für deine Angestellten als auch für dich als Führungskraft. Auf diese Weise entwickelst du Routinen, die dir helfen, fokussiert zu bleiben, deine Arbeitsmittel befinden sich alle in greifbarer Nähe und du erzeugst eine Grenze zwischen Arbeit und Freizeit, die sich positiv auf deine psychische Gesundheit auswirkt.

15. Achte auf eine ideale Einrichtung!

Hast du einen passenden Ort für deinen festen Arbeitsplatz gefunden, musst du bei dessen Einrichtung ein paar Dinge beachten. Ein falsch eingerichteter Arbeitsplatz lenkt dich ab oder führt im schlimmsten Fall zu Muskel- und Skeletterkrankungen.

• Arbeite idealerweise in einem separaten Raum mit mindestens acht Quadratmeter Fläche.
• Sorge für eine Bewegungsfläche von mindestens 1,5 Quadratmetern.
• Sorge für genügend Licht – am besten Tageslicht.
• Halte den Lärmpegel in deinem Büro so niedrig wie möglich. Nutze wenn nötig Kopfhörer mit Geräuschminimierung.
• Stell deinen Bildschirm im rechten Winkel zum Fenster.
• Richte die Bildschirmoberkante an deiner Augenhöhe aus.
• Stelle deine Tischhöhe so ein, dass deine Unterarme waagerecht auf der Tischplatte liegen.
• Stelle deinen Bürostuhl so ein, dass deine Beine um 90 Grad angewinkelt sind.

16. Nutze eine ergonomische Ausstattung!

Willst du langfristig effektiv und gesund arbeiten, benötigst du einen ergonomischen Schreibtischstuhl und einen höhenverstellbaren Schreibtisch. Biete deinen Angestellten an, ihnen gesundheitsfreundliches Mobiliar für die längerfristige Einrichtung des heimischen Arbeitsplatzes auszuleihen.

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Wie fördere ich eine gesunde Work-Life-Balance?

Gesund, zufrieden und glücklich ist nur, wer für eine ausgeglichene Abwechslung zwischen Stress und Erholung sorgt. Fördere durch wichtige Impulse und eigene Angebote die gesunde Work-Life-Balance deiner Mitarbeiter*innen und unterstütze ihre mentale Gesundheit langfristig.

17. Steigere das Wir-Gefühl!

Die gemeinsame Mittagspause. Der kurze Plausch im Flur. Im Homeoffice fehlt schnell der persönliche Austausch mit den Kollegen. Dieser stärkt jedoch das Miteinander und sorgt für ein positives Arbeitsumfeld sowie ein besseres Gemeinschaftsgefühl. Um diesen Effekt zu erhalten, kannst du beispielsweise kommunizieren, dass der telefonische Austausch unter Kollegen gewünscht und geschätzt ist. Dank digitaler Angebote wie Slack und Wonder tauscht du dich mit deinen Beschäftigten ganz unkompliziert per (Video-)Chat aus. 

18. Fördere Interessengruppen!

Auch kurze Gespräche außerhalb des Arbeitsalltags sind wichtig für den Teamzusammenhalt. Biete Gruppenchats per Video an, wie Sport- oder Musikchats, um den Austausch im Homeoffice anzuregen. Achte allerdings darauf, dass Arbeit und Freizeit klar getrennt werden.

19. Biete Video-Dates an!

Virtuelle Coffee-Breaks, Lunch-Dates oder digitale Themenabenden sind gute Alternativen für gemeinsame Pausen und Teamevents. Sie bieten nicht nur Abwechslung, sondern steigern auch Teamgeist und Motivation. Bei Sawayo haben wir beispielsweise einen täglichen Lunch-Call, zu dem sich alle Teammitglieder freiwillig dazuschalten können, um gemeinsam die Mittagspause zu verbringen.

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20. Veröffentliche ein „Work from home“-Magazin!

Ein Unternehmensmagazin, in dem du Geschichten zu wichtigen, spannenden sowie lustigen Themen veröffentlichst, stärkt die Mitarbeiterbindung, informiert umfassend und sorgt für kleine Denkpausen.

Hier ein paar Ideen für mögliche Themen:

• Erzähle Geschichten und Anekdoten der Kollegen. So können sie sich gegenseitig ganz neu kennenlernen.
• Erzähle von Meilensteinen und Anekdoten aus dem Unternehmen.
• Kündige Online-Events an (lies dazu die Tipps 18 und 19).
• Stelle Entspannungsübungen vor (lies dazu Tipp 22).
• Gib Inspirationen zu Freizeitaktivitäten.
• Stelle schnelle, gesunde Rezepte vor.

21. Unterstütze die Kinderbetreuung!

Schul- und Kitaausfälle sowie betreuungsfreie Nachmittage stellen für Eltern eine Herausforderung dar. Unterstütze deine Angestellten dabei, Kinder während der Arbeitszeit sinnvoll zu beschäftigen – beispielsweise mit Empfehlungen für virtuelle Veranstaltungen wie Leserunden, Bastel- und Malvorlagen oder Listen zu Lernplattformen.

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Wie schütze ich meine Gesundheit und die meiner Mitarbeiter?

Zuhause effektiv zu arbeiten und gleichzeitig einen gesunden Lebensstil zu verfolgen, ist ein Akt der Balance. Auch hier kannst du deine Beschäftigten unterstützen.

22. Informiere über Entspannungstechniken!

Stresssituationen ergeben sich immer im Leben. Integriere regelmäßige Entspannungsübungen in deinen Alltag, um einen Ausgleich zu schaffen. Animiere deine Beschäftigten, es dir gleichzutun – etwa in einer gemeinsamen digitalen Fitnesspause. Im Internet findest du zahlreiche Videos für kurze Fitnessübungen.

Versuche doch einmal folgende Techniken:

• Meditation
• Yoga
• Autogenes Training
• Atemübungen
• Qi Gong

23. Bewege dich! 

Wer viel Zeit hinter seinem Bildschirm verbringt, muss auf ausreichend Bewegung achten. Unterstütze deine Beschäftigten durch ein digitales Fitnessangebot oder animiere sie dazu, Telefongespräche im Gehen zu führen. Betriebsinterne Wettbewerbe wie Schritte zählen oder Radfahren fördern mehr Bewegung und steigern gleichzeitig das Teamgefühl. 

24. Ernähre dich gesund!

Wer alleine im Homeoffice arbeitet, lässt schnell mal die Mittagspause aus oder greift zum Fertiggericht oder zum Fastfood vom Imbiss um die Ecke. Sensibilisiere deine Beschäftigten dafür, wie wichtig die Einhaltung fester Mittagspausen und eine gesunde Ernährung sind. Unterstütze sie durch Rezepte für schnelle gesunde Gerichte im Intranet oder Unternehmensmagazin (lies hier nochmal Tipp 20) oder verlinke zu Rezeptideen in Ernährungs-Apps.

25. Biete eine externe Beratung für deine Beschäftigten an!

Um die mentale Gesundheit deiner Beschäftigten noch mehr zu schützen, lohnt es sich, externe Berater*innen anzustellen. Vertraulich und anonym können sich deine Beschäftigten in Stresssituationen an sie wenden.

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Fazit

Die mobile Arbeit stellt sowohl Arbeitgeber*innen als auch Arbeitnehmer*innen vor Herausforderungen. Es bieten sich dir jedoch zahlreiche Möglichkeiten, wie du deine Angestellten im Homeoffice effektiv unterstützen und ein produktives und motiviertes Arbeiten fördern kannst.

Sawayo unterstützt dich dabei. Datensichere Dokumentenverwaltung, rechtskonforme Zeiterfassung und durchdachte Personalverwaltungs-Tools – Sawayo bietet Arbeitgeber*innen im Homeoffice praxisnahe Lösungen und macht Verwaltungsarbeit so einfach wie noch nie!

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