Stunden- oder Arbeitszeitnachweise werden mehr und mehr zum Standard. In vielen Branchen wird mitunter seit Jahrzehnten schon minutiös die Arbeitszeit erfasst. Seit der letzten Entscheidungen des EUGH und des BAG ist klar: Arbeitszeiterfassung ist grundsätzlich Pflicht für Arbeitgeberinnen in ganz Europa. Was viele als lästig empfinden, hat aber mitunter handfeste Vorteile.
Funktion und Nutzen von Stundennachweisen
- Arbeitsschutz: Die erste und ursächliche Funktion von Stundennachweisen ist der Arbeitsschutz: Der Gesetzgeber verlangt von Arbeitgeberinnen die Einhaltung geltender Regeln zu Höchstarbeits-, Mindestpausen- und Mindestruhezeiten laut Arbeitszeitgesetz (ArbZG). Stundennachweise sind also deine Absicherung im Falle einer Kontrolle durch den Zoll.
- Planung: Auf Basis der Stundennachweise errechnet sich das Arbeitszeitkonto. Wenn die Dokumentation also durchgehend geführt wurde, was durch digitale Tools glücklicherweise immer einfacher und günstiger wird, wissen sowohl du als auch deine Mitarbeiterinnen jederzeit, wie viele Über- oder Unterstunden sie gerade haben. So können bewusst Guthaben aufgebaut werden, beispielsweise um die Nebensaison oder Auftragsflauten auszugleichen.
- Lohnabrechnung: Wo Stundenlöhne gezahlt werden, ist das Vorgehen natürlich schon lange Standard, aber auch die Abrechnung für Gehaltsbezieher wird einfacher, wenn ordentliche Stundennachweise geführt werden, insbesondere wenn Spesen aufgrund Dienstreisen dazu kommen.
- Rechnungsstellung: Wer projektbezogen arbeitet, beispielsweise im Handwerk oder im Agenturgeschäft, möchte die geleistete Arbeitszeit der Mitarbeiterinnen auf die Kunden umlegen. Es ist offensichtlich, dass das ohne einen Stundennachweis schlicht unmöglich wird.
- Beweismittel: In Zeiten von Home Office macht es vielen Arbeitgeberinnen Sorgen, dass sie ihre Mitarbeiterinnen nicht mehr regelmäßig sehen. Ob sie tatsächlich wie angegeben arbeiten, kann freilich kein Zeiterfassungssystem feststellen, das den Datenschutz und die persönliche Freizügigkeit achtet. Allerdings bedeuten falsche Angaben zu Arbeitszeiten Arbeitszeitbetrug, der im Streitfall schwerer wiegt als reiner Arbeitszeitverstoß.
Inhalt eines Stundennachweises
Für die klassische Form des Stundennachweises, den Stundenzettel, gibt es klare Vorgaben. Diese umfassen im Grunde nicht viel mehr als die geleisteten Arbeitszeiten mit Datum und Uhrzeit. Wenn du allerdings alle Vorteile des Stundennachweises nutzen möchtest, halte folgende Informationen für dich greifbar:
- Ruhe- und Pausenzeiten: Als Arbeitgeberin hast du gemäß Arbeitszeitgesetz die Pflicht, die Einhaltung von Mindestruhe-, Höchstarbeits- und Mindestpausenzeiten sicherzustellen. Diese laufend zu berechnen, ist in Excel fummelig und auf Papier geradezu unmöglich. Hier bist du auf der sicheren Seite mit einer entsprechenden Software.
- Auch die Berechnung des Arbeitszeitkontos und damit der Über- und Unterstunden nimmt dir bestenfalls eine Software ab. Bedenke, dass Abwesenheiten dabei eine Rolle spielen, dass auch Dienstreisen Teil der Arbeitszeit sind und dass je nach Tageszeit und Wochentag tarifvertraglich gesicherte Zuschläge gewährt werden müssen.
- Wenn du die Arbeitszeiten deiner Mitarbeiter fürs interne Controlling oder zur Weiterberechnung an Kunden verbuchen möchtest, ordne die einzelnen Zeitblöcke den entsprechenden Projekten, Mandanten oder Konten zu. Zur effektiven Auswertung helfen dir hier auch, mitunter branchenspezifisch, Projektmanagement-Tools.
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