Muss ich überhaupt Stundenzettel ausstellen?
Stundenzettel dienen der Dokumentation der Arbeitszeiten und sind somit unumgänglich, seit die Arbeitszeiterfassung in Deutschland zur allgemeinen Pflicht geworden ist.
Darüber hinaus bekommt der Stundenzettel besondere Bedeutung für Minijobber aufgrund der Anforderungen des Mindestlohngesetzes (MiLoG).
Die Pflicht zur Dokumentation der Arbeitszeiten liegt bei den Arbeitgeberinnen. Das heißt nicht, dass du als Arbeitgeberin für alle deine Arbeitnehmerinnen persönlich die Arbeitszeiten notieren musst - diesen Aufwand darfst du gern delegieren. Du musst nur sicherstellen, dass die Arbeitszeiten korrekt notiert werden.
Übrigens musst du Stundenzettel steuerrechtlich 10 Jahre lang aufbewahren. Wenn du die korrekte Dokumentation der Arbeitszeiten nicht nachweisen kannst, musst du zum Einen Schwierigkeiten erwarten, solltest du dich mit einer Arbeitnehmerin nicht im Guten trennen. Darüber hinaus können Bußgelder und, bei Verstößen gegen arbeitsrechtliche Bestimmungen Strafen verhängt werden.
Was muss auf jeden Fall auf einem Stundenzettel stehen?
- Name der Arbeitnehmerin
- Zu jedem einzelnen Arbeitstag: Arbeitsbeginn (Datum und Uhrzeit), Arbeitsende (Datum und Uhrzeit), Dauer der Arbeitszeit ohne Pausen
Die Arbeitszeiten müssen bis 7 Tage nach dem jeweiligen Arbeitstag dokumentiert werden. Es reicht also nicht, erst zum Monatsende die Zettel auszufüllen.
Es steht ein neuer Gesetzentwurf zur Arbeitszeiterfassung in den Startlöchern. Informationen dazu findest du in diesem Artikel.
Was braucht nicht auf dem Stundenzettel stehen?
- Dauer und Lage der Pausen
- Gesamtarbeitsstunden pro Woche oder Monat
- Unterschriften
- Personalnummer, Abteilung oder andere interne Vermerke
- Es ist nicht vorgegeben, ob der Stundenzettel handschriftlich, schriftlich auf Papier oder digital auszustellen ist.
Im Sinne der Effektivität macht es natürlich Sinn, Informationen wie Wochen- und Monatssummen sowie bspw. die Abteilung zu notieren. Das hilft dir, den Erfordernissen des Arbeitsschutzes (Stichwort Maximale Wochenarbeitszeit) nachzukommen. Sollte der Zoll deine Dokumentation kontrollieren, sind das aber keine Erfordernisse des Stundenzettels.
Vorlage für Stundenzettel
Im Internet finden sich massenhaft Vorlagen für Stundenzettel als Word-, Excel- und PDF-Dateien. Auch das Bundesamt für Arbeit und Soziales stellt einen Musterbogen bereit.
Bevor du die schönste Vorlage herunterlädst und deinen Mitarbeiterinnen aushändigst, stelle dir am besten die Frage, wie sinnvoll dieses manuelle Vorgehen ist. In vielen modernen Unternehmen ist digitale und günstige Arbeitszeiterfassung - und damit auch die Erstellung der Stundenzettel längst Standard. Erfahrungsgemäß spart es viele herumfliegende Zettel, eine aufwendige Ablage und nicht zuletzt Nerven, während man gleichzeitig einen viel besseren Überblick bekommt.
Stundenzettel automatisch erstellen mit digitaler Arbeitszeiterfassung
Digitale Arbeitszeiterfassung erleichtert die Erstellung von Stundenzetteln, indem sie die Arbeitszeit automatisch und präzise dokumentiert. Hierbei gibt es verschiedene Möglichkeiten, zum Beispiel per App, im Browser oder mit physischen Terminals. Die erfassten Daten werden automatisch gespeichert und können weiterverarbeitet werden. Stundenzettel werden automatisch generiert und die Lohnbuchhaltung freut sich. Dabei können auch individuelle Einstellungen wie Pausenregelungen oder Feiertage berücksichtigt werden.
Eine digitale Arbeitszeiterfassung bietet viele Vorteile bei der Erstellung von Stundenzetteln: Sie spart Zeit, vermeidet Fehler, erleichtert die Abrechnung der Arbeitszeit und erlaubt ortsunabhängige Einsicht. Außerdem kann sie dafür sorgen, dass deine Mitarbeiterinnen selbstständig ihre Arbeitszeitkonten im Blick haben und so schneller auf Abweichungen reagieren können.
Natürlich muss hierbei auch der Datenschutz beachtet werden. Du musst deine Mitarbeiterinnen über die Erfassung und Verwendung ihrer Daten informieren und geeignete Maßnahmen treffen, um den Schutz der Daten zu gewährleisten.
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